重要事項に係る調査依頼の取引の管理

調査対象・依頼主

調査対象マンション

調査依頼主：会社名

調査依頼主

取引の履歴

2024年9月27日：イリス管財株式会社鈴木様から日本コミュニティーへ、書類のダウンロード：預金口座振替依頼書
2024年9月27日：イリス管財株式会社鈴木様から日本コミュニティーへ、書類のダウンロード：預金口座振替依頼書の記入例
2024年9月27日：イリス管財株式会社鈴木様から日本コミュニティーへ、書類のダウンロード：区分所有者変更届・第三者使用届・入居者名簿
2024年9月27日：イリス管財株式会社鈴木様から日本コミュニティーへ、書類のダウンロード：長期修繕計画書
2024年9月27日：イリス管財株式会社鈴木様から日本コミュニティーへ、書類のダウンロード：重要事項に係る調査報告書
2024年9月27日：イリス管財株式会社鈴木様から日本コミュニティーへ、書類のダウンロード：重要事項に係る調査報告書
2024年9月27日：日本コミュニティーから、イリス管財株式会社鈴木様へ、確認メールの送信：重要事項に係る報告書
2024年9月17日：イリス管財株式会社鈴木様から日本コミュニティーへ、書類のアップロード：振込明細書・媒介契約書
2024年9月16日：イリス管財株式会社鈴木様から日本コミュニティーへ、書類のアップロード：振込明細書・媒介契約書
2024年9月14日：日本コミュニティーから、イリス管財株式会社鈴木様へ、確認メールの送信：申し込み後に「内容確認済・振込依頼・契約書等提出」を連絡

依頼内容（作成書類）

　依頼内容の確認
《作業が発生する時期》
調査依頼のメールを受信した後
❷-① 申し込み時に作成された書類を確認します。各書類のPDFを画面またはプリントした紙面にて確認してください。
❷-②依頼内容を確認して問題なければ、確認した日を登録します。
❷-③依頼内容を確認した旨を連絡用の画面から、メールで連絡してください。

❷-①依頼内容と生成した書類の確認

依頼書の内容を確認 PDFで確認

インボイス対応の詳細 PDFで確認

インボイス対応の補足資料 PDFで確認

❷-②依頼内容を確認した日を登録

確認した日（空欄は未確認）

依頼書の内容の確認状態の変更

❷-③依頼内容を確認した旨を依頼者にメールで連絡

依頼書の内容を確認した旨を連絡メールで連絡する

依頼者への連絡（仮）メールで連絡する

一覧へ

振込明細書・媒介（売買）契約書の確認

　明細書・契約書の確認
《作業が発生する時期》
依頼者が振込明細書と媒介（売買）契約書の写しをアップロードした後
❸-①依頼者がアップロードした振込明細書・媒介（売買）契約書の内容を画面で確認します。経理などに写しを提出する場合、PDF形式で1枚にまとめることができます。
❸-②明細書・契約書の内容を確認して問題なければ、確認した日を登録します。
※依頼者側の画面でインボイスに関する書類がダウンロードできるようになります。
❸-③明細書・契約書の内容を確認した旨を連絡用の画面から、メールで連絡してください。 ※媒介契約書または売買契約書が未提出の場合は、催促メールで連絡してください。

❸-①振込明細書・媒介（売買）契約書の内容を確認

振込明細書を確認　39,600円振込明細書を確認（PDF）

媒介契約書を確認媒介契約書を確認（PDF）

振込明細書・媒介契約書の保存

❸-②明細書・契約書の内容を確認した日を登録

確認した日（空欄は未確認）【要確認】銀行口座に振り込まれているか

振込明細書・媒介契約書の確認状態の変更

❸-③明細書・契約書を確認した旨を依頼者にメールで連絡

振込明細書・媒介契約書を確認した旨を連絡メールで連絡する

【不備対応】契約書の提出を催促メールで催促する

一覧へ

報告書のアップロード

　報告書のアップロード
《作業が発生する時期》
依頼者に提供する報告書など一式のPDFファイルが揃った時
❹-①依頼内容に基づいて、報告書のPDFを所定の場所にアップロードします。
※パンフレットのPDFはあらかじめ用意しているので、チェックをつけるとコピーします。
※アップロード済のPDFは「登録済」をクリックするとダウンロードできます（確認用）。
※「総会議事録写し」など、複数のPDFファイルが存在する場合、「PDF結合」であらかじめ一つのPDFファイルにまとめてください。
❹-②報告書をアップロードした日とダウンロードの有効期限を登録してください。
※有効期限を設定すると、依頼者側の画面で有効期限が表示されます。
※有効期限を過ぎると、依頼者側の画面は開かなくなります。
❹-③依頼者に報告書のダウンロードの準備ができた旨を連絡用の画面からメールで連絡してください。
有効期限が近付いてもダウンロードしていない場合は、催促の連絡を連絡用の画面からメールで連絡してください。

❹-①報告書などのアップロード

報告書	アップロード	確認	DL
重要事項に係る調査報告書	PDFを選択	登録済	済
長期修繕計画書	PDFを選択	登録済	済
区分所有者変更届・第三者使用届・入居者名簿	PDFを選択	登録済
預金口座振替依頼書の記入例	PDFを選択	登録済
預金口座振替依頼書	PDFを選択	登録済

❹-②報告書をアップロードした日とダウンロードの有効期限を登録